Кому нужен документооборот?

На прошедшем заседании калининградского клуба ИТ-Директоров, обсуждалась необходимость автоматизации документооборота на предприятии. Специалисты делились своим опытом и впечатлениями. У кого-то документооборот внедрялся «сверху», выделялись деньги, руководство активно участвовало во внедрении документооборота. Кто-то проявлял инициативу «снизу». Однако, «красивый» автоматизированный документооборот каким он должен быть в теории, так и не работает в калининградских компаниях. Заседание клуба было посвящено выяснению того, что такое документооборот, для чего и кому он нужен на самом деле? Как вычислить стадию зрелости организации, когда она уже больше не может жить без документооборота?

«Опыт внедрения подобных систем меня пока не разубедил в том, что тема документооборота неживая, это так скучно, что никому неохота этим заниматься и в результате получается «Пшик» большого проекта.
Процесс бумажного документооборота зарегулирован настолько, что шаг влево, шаг вправо - расстрел. В коммерческой организации внедрить документооборот настолько сложно, что никакой правильный выбор системы не поможет. Можно выбрать наилучшие технологии, но всё разобьётся как волна об стену.» делится своими впечатлениями один из участников дискуссии.

Дань моде или необходимость?

Как воспринимается документооборот бизнесом: вот сейчас поставим систему, откажемся от бумажек и всё будет хорошо. Однако проблема кроется гораздо глубже и на практике всё происходит не как планировалось.
Прежде всего, следует задуматься, а всё ли нужно автоматизировать? Если это сделано традиционно и оно работает просто и с минимальными затратами то может не стоит ломать систему? Если у вас 100 документов в год, имеет ли смысл покупать дорогую систему? С другой стороны, если документов действительно много, важно знать, где и на какой стадии согласования находится документ, и традиционные процессы недёшево обходятся компании, то однозначно стоит задуматься о внедрении автоматизированной системы электронного документооборота (СЭД).
Опять же, если документы пропадают в традиционной системе, срываются сроки согласования, то СЭД мало поможет при слабом менеджменте. Конечно, потраченные в большом количестве средства станут неплохим стимулом для руководства навести порядок на предприятии.
Ещё один аспект внедрения документооборота - это перестройка сознания не только руководителей, но и рядовых сотрудников. Пример: Раньше директор издавал приказ, его копировали и передавали в отделы (клеили на стены). После внедрения системы документооборота сотрудник должен получать информацию только из одного места - со своего корпоративного портала. Чтобы не получилась такая ситуация, что кто-то по старинке распечатал бумажку ткнул её под нос сотруднику мол выполняй приказ. И человек по-инерции будет исполнять, хотя на самом деле такого распоряжения не существует.
Глядя на такие нюансы сразу становится понятно, какую массу перемен должна принести автоматизация для того чтобы быть успешной.

Что может дать СЭД

От качественной и правильно внедрённой системы электронного документооборота можно ожидать следующих выгод.
1. Экономия времени на подготовку и распространение документов.
2. Контроль движения.
3. Доступность - легко найти нужный документ.

И это действительно так, другое дело, что большинство систем разработано для автоматизации бюрократической деятельности крупных предприятий и государственных учреждений.
На заседании обсуждали неудобства функционала используемых систем электронного документооборота. Устаревший интерфейс, низкое качество поиска, слабая интеграция с другими приложениями, высокие требования к оборудованию и др.
Не обошли внимание и проблемы культуры работы наших сотрудников. Затягивание сроков приводит к тому, что зачастую проще подойти и по-быстрому согласовать документ лично. Есть проблема когда сотрудник ставит отметку, что все готово, а на самом деле всё может быть совершенно иначе.
При внедрении СЭД на действующем крупном предприятии могут возникнуть сложности с сотрудниками, вплоть до саботажа. Поэтому увеличение нагрузки на сотрудника должно компенсироваться получением обратной выгоды для него.
Так же проблемой использования СЭД в реальной жизни являются постоянно меняющиеся бизнес-процессы.

Быть или не быть

Проблема в том, что во главе деятельности многие организации, особенного госучреждения, ставят бумажку, а не реальные процессы. Часто внедрение СЭД не уменьшает затраты, а увеличивает их, т. к. вслед за электронным документом отправляют человека с бумажными копиями. Но для коммерческой организации такой подход неприемлем. Система документооборота - это инструмент, а не самоцель. Бизнес - это процессы и чтобы этими процессами управлять, необходимо иметь более адекватные инструменты. В такой концепции документооборот становится только небольшой частью автоматизированной системы управления бизнесом.
Эксперты пришли к тому мнению, что как только на предприятии появляются какие-то правила, положения, должностные инструкции, структура компании - эти документы должны быть доступны сотрудникам. Соответственно даже малый бизнес должен делать определенные шаги по автоматизации, не говоря уже о среднем и крупном. Задачу автоматизации документооборота всё-таки нужно решать в составе комплексного программного продукта, который обеспечит эффективное взаимодействие сотрудников внутри компании и с внешним миром.

Нет комментариев на данный момент

Отправить комментарий

  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
  • Доступны HTML теги: <a> <b> <blockquote> <br> <cite> <div> <dl> <dt> <em> <font> <h2> <h3> <hr> <i> <img> <li> <ol> <p> <small> <span> <strike> <strong> <sub> <sup> <table> <tbody> <td> <thead> <tr> <u> <ul>
    Allowed Style properties: background-color, color, height, text-align, vertical-align, width
Гость
 
CAPTCHA на основе изображений
 
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы получить возможность отправлять комментарии
 

Материалы по теме

8.06.10 - 10:24 ● Мегафон объявил о приобретении телекоммуникационной компании Синтерра Сотовый оператор "Мегафон" объявил о приобретении телекоммуникационной компании "Синтерра", ...
● Ремонт ноутбука. Однажды утром в выходной день, а точнее 11 октября 2009г, я обнаружил что у меня сломался ...
● В Калининградском отделении завершается выставка художника Рафала Росковинского Накануне в выставочном зале головного офиса Калининградского отделения Сбербанка на Московском ...

Последние статьи

21.10.15 - 14:55 ● Выбор ПО для удаленного администрирования: о чем нужно помнить Независимо от того, входит ли системный администратор в штат ...
20.08.15 - 10:25 ● Около 8 тысяч потребительских кредитов выдано в Калининградском отделении Сбербанка с начала года С начала года в Калининградском отделении Сбербанка выдано 7795 ...
29.07.15 - 09:17 ● Как сделать landing page Если вы решили продвигать какой-либо товар или услугу, то вам не ...
28.01.15 - 15:27 ● Удаленное администрирование для оказания качественной технической поддержки пользователей На сегодняшний день самыми распространенными каналами связи между ...
15.01.15 - 11:09 ● Удаленный доступ: администрируйте сеть не сходя с места Наряду со все расширяющимися обязанностями системного администратора, ...

Последние комментарии

в статьях:
Акция! Купи 1С:Предприятие или 1С:Торговля или 1С:Производство и получи подарок на 1500рублей
ia_partner.png